Optimizar gestión del tiempo

Debido a mi (por otro lado corta) experiencia en los puestos de secretario y jefe de estudios, he tenido la oportunidad de trabajar con bastantes herramientas para optimizar el trabajo.

Para la gestión del tiempo, es igualmente necesario establecer mecanismos, planificaciones y protocolos para explotar al máximo dichas herramientas.

Pensando en la dirección de un IES, os hago una propuesta de un Plan de Gestión del Tiempo que a lo mejor os viene bien:

Planificación de las reuniones:

Una herramienta que me parece imprescindible para la planificación de las reuniones es Google Calendar. Si la combinamos con Drive y Gmail, la cosa mejora muchísimo. ¿Cómo podemos sacar el máximo partido a este tridente?

• Recopilamos las direcciones de correo en una cuenta de Gmail de las diferentes personas que forman la estructura organizativa del centro (mi consejo: miembros del Claustro y del Consejo Escolar, y delegados/as).
• Empleamos etiquetas de Gmail para clasificar los contactos. Por ejemplo: JEFES DE DEPARTAMENTO 17-18, CLAUSTRO 17-18, PADRES 17-18...
• Programamos en Google Calendar aquellas reuniones que queramos con la antelación necesaria, y automáticamente enviará recordatorios por email a los interesados.

Gestión de las tareas de Equipo Directivo:

Sin perjuicio de emplear otras (léase Padlet), creo que Google Keep es un instrumento sencillo que ofrece la potencia necesaria para tener una/s eficiente/s lista/s de tareas colaborativas.

Una forma de organizarlo sería la siguiente:

• Creamos una nota del tipo LISTA específica para tareas URGENTES E IMPORTANTES
• Otra para tareas URGENTES, MENOS IMPORTANTES
• Otra para IMPORTANTES, MENOS URGENTES
• Y una última para MENOS URGENTES, MENOS IMPORTANTES

Las dos primeras llevan recordatorios por email a los miembros del equipo directivo. Éstos pueden tener un acceso directo en el navegador para consultarlo a diario, y ver lo que hay pendiente.

Podemos también agregar notas específicas para información importante (números de teléfono, números de cuenta, proveedores, etc... ).

Y lo mejor de todo es que podemos emplear códigos de colores o etiquetas para facilitar la lectura y clasificar las notas por temas, respectivamente.

Recogida de información mediante Google Forms:

Existen muchas herramientas para la recogida de información, pero Google Forms se ha convertido en una de las más versátiles que hay. Además, permite guardar dicha información en una hoja de cálculo, con lo que la manipulación de resultados se hace de forma sencilla. Los formularios de Google permiten simplificar tareas de recogida de información que, de otra forma, serían mucho más costosas. Algunos ejemplos que os propongo:

• Recopilación de información clave del alumnado de primaria para el programa de tránsito (la proporcionan los tutores de 6º online).
• Listado de libros de texto (los jefes de departamento proporcionan la información de sus libros correspondientes).
• Recogida de memorias finales.
• Encuestas de evaluación.
• Informes de alumnado para reunión con padres.
• Gestión del Aula de Convivencia, de forma que el responsable del Aula en cada período introduce las derivaciones en el formulario, con las tareas que se han desarrollado, cómo se valora el comportamiento del alumnado, si se ha producido reflexión sobre la falta de convivencia, etc.
• Recogida de intereses en acciones formativas del profesorado.

Si te preocupa la seguridad, que sepas que Forms tiene la posibilidad de exigir una autenticación, con lo que sólo deteminados contactos podrían acceder a las encuestas.

Además, la nueva versión de Forms permite obtener estadísticas, con lo que se ahorra tiempo para presentar los resultados.



Espero que las propuestas que tienes aquí te sirvan. Si tienes las tuyas propias y quieres compartirlas, aprovecha la sección de Comentarios y cuéntanos qué usas tú.